У юрлиц неправильно оформленные документы при перевозке грузов — это не «штрафик», а блокировка вычета НДС, доначисление налогов и штрафы. В этой статье — полный список того, что должно быть в каждом рейсе в 2026 году.
Минимальный набор: что обязательно
На каждой перевозке между юрлицами обязательны 4 документа:
- Транспортная накладная (ТТН) или электронная (ЭПД) — основной документ перевозки. С 1 сентября 2025 года ЭПД через ГИС ЭПД обязательны для большинства категорий грузов.
- Путевой лист — у водителя на конкретный рейс.
- Сопроводительные документы на груз — счёт-фактура, спецификация, сертификаты (по необходимости).
- Договор перевозки или заявка-договор — между грузоотправителем и перевозчиком.
Транспортная накладная (ТТН/ЭПД): что в ней
Форма ТТН утверждена постановлением правительства РФ № 2200. В 2026 году в большинстве случаев используется именно электронная накладная (ЭПД) через ГИС ЭПД — она обязательна, например, для:
- Маркируемых товаров
- Алкогольной и табачной продукции
- Лесоматериалов
- Зерна и продуктов переработки
- Перевозок по госконтрактам
Бумажная ТТН остаётся для перевозок, выпадающих из обязательного перечня — но рекомендуем переходить на ЭПД в любом случае: меньше пересылок, быстрее закрывающие.
Путевой лист: что должно быть
Обязательные реквизиты путевого листа:
- Номер и дата
- Данные о собственнике машины (юрлицо)
- ФИО водителя, его права (категория, срок)
- Марка и госномер машины
- Отметка предрейсового медосмотра водителя
- Отметка предрейсового осмотра машины (механиком)
- Маршрут (откуда/куда)
- Показания одометра при выезде и возврате
За отсутствие отметки медосмотра — штраф на юрлицо до 30 000 ₽. За отсутствие отметки техосмотра — до 30 000 ₽. Это не наша добавка, а реальные суммы по КоАП ст. 11.32 и 12.31.
УПД vs ТТН + Акт: в чём разница
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в одном документе счёт-фактуру и накладную/акт. С 2014 года Минфин разрешает использовать УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура». Большинство перевозчиков работают именно через УПД — это удобнее и для учёта, и для бухгалтерии.
Внимание: УПД должен быть оформлен правильно — с пометкой «1» (статус «накладная + счёт-фактура»). Если статус «2» — это только первичка без права на вычет НДС.
Срок предоставления закрывающих
По НК РФ счёт-фактура должна быть выставлена в течение 5 календарных дней с момента отгрузки/оказания услуги. Если перевозчик присылает УПД с задержкой — у вас откладывается вычет НДС.
Хорошие перевозчики дают УПД в первые 1–2 рабочих дня. Если ждёте больше недели — это плохой признак, и в следующий раз ищите другого подрядчика.
ЭДО: Диадок, СБИС, Контур
В 2026 году нормально работающие компании обмениваются документами через ЭДО:
- Диадок — самый популярный, интегрирован с 1С
- СБИС — конкурент, аналогичный функционал
- Контур.Диадок — от того же провайдера, что СКБ Контур
Если перевозчик «не на ЭДО» — это серьёзный минус. Все закрывающие будут идти курьером или по почте, что в 2026 году выглядит архаично.
Спецдокументы по типу груза
| Тип груза | Дополнительные документы |
|---|---|
| Продукты | Декларация о соответствии, ветсправка (Меркурий) |
| Алкоголь | ЕГАИС, ТТН, акцизные марки |
| Маркированные товары | Коды Честного знака |
| Опасные грузы (ADR) | ДОПОГ, аварийная карточка, свидетельство водителя |
| Крупногабарит | Специальное разрешение Росавтодора |
Что хранить и сколько
- ТТН/ЭПД, путевой лист — 5 лет (срок по 67-ФЗ)
- УПД, договоры — 4 года для НК + 5 лет по 402-ФЗ → итого 5 лет минимум
- Сопроводительные документы — пока товар на остатках + 5 лет после
Чек-лист бухгалтера
- ☐ Договор/заявка-договор подписаны до начала рейса
- ☐ ТТН или ЭПД оформлены, статус «выполнено» в ГИС ЭПД
- ☐ Путевой лист с отметками медосмотра и техосмотра приложен
- ☐ УПД получен в течение 5 дней с момента доставки, со статусом «1»
- ☐ Все документы — через ЭДО (или есть оригиналы)
- ☐ Перевозчик сдал отчётность по ЭПД (для маркируемых и подобных)